 |
| Dimuat di Majalah Bakti (Majalah Kementerian Agama DIY) edisi April 2013 |
Dalam
dunia kerja dituntut untuk dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan waktu
yang telah ditentukan atau ditargetkan. Lebih baik lagi jika pekerjaan tersebut
sudah dapat diselesaikan sebelum waktu yang telah ditentukan. Oleh sebab itu
masing-masing pegawai diharapkan untuk dapat bekerja sesuai dengan waktu yang
telah ditargetkan mengacu pada time
schedule atau jadwal waktu. Demi tercapainya hasil kerja sesuai dengan yang
telah diagendakan atau dijadwalkan, maka dibutuhkan kinerja pegawai yang
efisien dan efektif.
Arti
efisien itu sendiri adalah tepat atau sesuai mengerjakan atau menghasilkan
sesuatu dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, dan biaya. Efisien adalah
mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat; berdaya guna; dan bertepat
guna (www.artikata.com).
Bekerja secara efisien jelas berdampak pada penghematan, baik penghematan waktu, tenaga, maupun biaya. Bekerja secara
efisien-pun dapat memberikan hasil pekerjaan yang berdaya guna. Efisiensi dalam ilmu
ekonomi digunakan untuk merujuk pada sejumlah konsep yang terkait pada
kegunaan pemaksimalan serta pemanfaatan seluruh sumber daya
dalam proses produksi barang dan jasa (http://id.wikipedia.org/wiki/Efisiensi_(ekonomi)).
Secara sederhana efektif itu berarti memberi hasil atau berhasil guna (www.artikata.com).
Pengertian efektivitas menurut Sedarmayanti dalam bukunya yang berjudul Sumber
Daya Manusia dan Produktifitas Kerja adalah : “Suatu ukuran yang memberikan
gambaran seberapa jauh target dapat tercapai” (Sedarmayanti, 2001: 59). Dalam
hal ini berarti keberhasilan suatu tujuan atau target kerja diukur dari
seberapa besar efektivitas kerja tersebut. Tampak bahwa efektivitas kerja
menjadi salah satu tolok ukur untuk mengukur tercapai atau tidaknya target
suatu pekerjaan. Sedangkan efektivitas menurut Effendy adalah: ”Komunikasi yang
prosesnya mencapai tujuan yang direncanakan sesuai dengan biaya yang
dianggarkan, waktu yang ditetapkan dan jumlah personil yang ditentukan”
(Effendy, 2003:14). Berdasarkan definisi efektivitas menurut Effendy ini bahwa
biaya yang dianggarkan, waktu yang ditetapkan dan jumlah personil merupakan
faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kerja.
Dengan
memanfaatkan sumber daya dan fasilitas yang tersedia secara maksimal dalam
mengerjakan suatu pekerjaan maka dapat memberi hasil yang tepat guna sesuai dengan
yang diharapkan. Hal ini memberikan dampak positif pada kinerja pegawai. Bekerja
secara efektif dan efisien merupakan hal yang sangat diharapkan untuk dapat
dilaksanakan oleh setiap pegawai dalam rangka meningkatkan kualitas kerja. Jika
pekerjaan diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah dijadwalkan, maka tidak
perlu menghabiskan waktu untuk lembur atau
mengeluarkan waktu ekstra untuk mengerjakan pekerjaan yang belum terselesaikan. Sehingga memiliki waktu yang lebih
banyak untuk menyelesaikan pekerjaan yang lain. Memaksimalkan waktu kerja, biaya serta personil yang telah disediakan
untuk mengerjakan tugas-tugas atau pekerjaan yang telah ditargetkan pada waktu
tertentu merupakan solusi terbaik bagi pegawai untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kerja. Sejauhmana tingkat keberhasilan suatu pekerjaan itu diukur
dari hasil pekerjaan dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan
tersebut. Time schedule dibuat
sebagai suatu acuan pelaksanaan suatu pekerjaan, agar suatu pekerjaan dapat
diselesaikan sesuai target waktu. Dengan demikian pekerjaan dapat terselesaikan
lebih cepat dan lebih berhasil guna. Seandainya
ditemukan sebuah kesalahan pada hasil pekerjaan maka masih ada waktu untuk
melakukan perbaikan.
Perkembangan teknologi informasi yang ada saat ini
memberi pengaruh sangat besar bagi kehidupan manusia, salah satunya di dunia
kerja. Keberadaan teknologi informasi sangat membantu kelancaran berkomunikasi
dan menjalin relasi antar satu orang dengan orang yang lain dari
satu tempat ke tempat yang lain. Teknologi informasi atau
yang dikenal dalam bahasa inggris “Information
Technology-(IT)” meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses,
penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi (www.wikipedia.org).
Teknologi informasi merupakan teknologi yang membantu kehidupan manusia
dalam membuat, mengubah, menyimpan dan menyebarkan data atau informasi. Teknologi informasi memiliki kemampuan untuk mengolah data,
suara dan video dengan menggunakan mekanisme yang sedemikian canggihnya
sehingga bisa dinikmati oleh semua orang dan kalangan. Banyak produk dari
teknologi informasi yang bisa dimanfaatkan untuk menunjang setiap pekerjaan. Contoh
teknologi informasi yang dikenal dan digunakan antara lain komputer, internet
(email, website, blog, dll), fax, handphone dan masih banyak lagi. Di dunia
kerja pemanfaatan teknologi informasi sangat besar pengaruhnya demi peningkatan
efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan adanya teknologi informasi suatu pekerjaan
atau tugas dapat diselesaikan jauh lebih cepat, lebih mudah, dan lebih
menghemat waktu. Penggunaan komputer dan internet di dunia kerja merupakan
sarana yang sudah tidak asing lagi digunakan pada jaman sekarang ini. Penggunaan
komputer sangat membantu dalam menyelesaikan masalah dan tugas administrasi
perkantoran dengan mudah dan cepat sehingga menghasilkan informasi yang sangat
berguna dan bermanfaat. Proses pengolahan data yang dilakukan dengan
menggunakan komputer mampu menghasilkan informasi yang akurat dan dapat membantu
dalam proses pengambilan keputusan atau Decision Support, untuk mencapai suatu
tujuan.
Selain komputer adanya internet
memungkinkan informasi yang disediakan dapat dengan mudah diakses, dimana saja,
kapan saja dan oleh siapa saja. Pengguna dapat mengeksplorasi informasi yang
belum diketahui. Penyebaran informasi melalui internet sangat luas dan cepat. Pemanfaatan
fasilitas dan berbagai aplikasi yang disediakan oleh internet memudahkan
komunikasi dan koordinasi antar pihak yang terkait dan yang saling bekerjasama.
Penggunaan teknologi informasi mampu memberikan banyak
kenyamanan dan kemudahan dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaan. Namun disisi
lain adanya kemajuan teknologi informasi menuntut pegawai untuk semakin sadar
teknologi atau “melek teknologi”. Oleh karena itu, dibutuhkan kemahiran
dibidang komputer agar bisa memanfaatkan segala kemudahan yang disediakan.
Komputer mempermudah pekerjaan atau aktivitas manusia dengan segala
kemampuannya. Dengan menggunakan komputer suatu data dapat dengan cepat
terdokumentasi dan disimpan. Dengan menggunakan komputer suatu data dapat
diolah sehingga menghasilkan suatu informasi yang berguna dan berkualitas. Kiranya
pegawai mau membuka diri untuk belajar dan meningkatkan kemampuan dalam bidang
teknologi informasi, khususnya komputer.
Semua ini dilakukan dalam rangka penerapan e-goverment
di lingkungan pemerintahan sehingga memperlancar pelayanan kepada
masyarakat.***
