Kilas Balik Kinerja 2018

                                APA KONTRIBUSIMU BAGI KEMENAG TAHUN INI?

Hal 1_artikel

Saat ini kita berada di penghujung tahun 2018. Kesempatan yang baik untuk sejenak menoleh ke belakang, melihat kembali peristiwa yang telah terjadi sepanjang tahun ini. Mensyukuri anugerah yang Tuhan beri. Mengakui dan menyadari kesalahan serta menjadikannya pelajaran berharga dikemudian hari. Sebagai bagian dari keluarga besar Kementerian Agama(Kemenag) kita juga diajak untuk melihat sejauhmana kinerja kita selama satu tahun ini. Apa kontribusi yang sudah kita berikan demi kemajuan Kemenag? Apa peran kita dalam mendukung Pembangunan Zona Integritas di lingkungan Kemenag? Apakah kita masih menjadi pribadi yang acuh tak acuh terhadap instansi yang telah menghidupi kita? Ataukah kita masih terbelenggu dengan sistem yang lama dan menutup diri terhadap sistem yang baru? Beberapa pertanyaan tersebut bisa membantu kita untuk merenungkan kembali perjalanan kinerja kita di instansi yang kita cintai ini.

Pemerintah melalui Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi(Kemenpan RB) mempunyai sasaran yang harus dicapai yakni reformasi birokrasi. Sasaran ini diterapkan di seluruh lingkungan instansi pemerintah, salah satunya di Kementerian Agama RI. Kementerian Agama Kota Yogyakarta yang merupakan bagian dari Kemenag RI turut ambil bagian dalam upaya pelaksanaan reformasi birokrasi. Mari sejenak kita tinjau kembali sejauhmana keterlibatan Kemenag Kota Yogyakarta dalam mewujudkan reformasi birokrasi.  Bentuk keterlibatan Kemenag Kota Yogyakarta pada reformasi birokrasi ditunjukkan dengan berbagai upaya untuk mewujudkan Pembangunan Zona Integritas menuju Wilayah Bebas dari Korupsi dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani(WBK/WBBM). Upaya ini tampak pada prestasi yang berhasil ditorehkan Kemenag Kota Yogyakarta di tahun 2018. Rabu, 11 Juli 2018 Kemenag Kota Yogyakarta resmi me-lauching Pelayanan Terpadu Satu Pintu(PTSP). Berbeda dengan PTSP di Kemenag Kabupaten lain, PTSP di Kemenag Kota Yogyakarta ini sangat memanjakan masyarakat terutama pelayanan pendaftaran Ibadah Haji. Adanya petugas Bank yang stand by di PTSP memudahkan masyarakat menyelesaikan pendaftaran Ibadah Haji hanya di PTSP. Kemudahan yang lain adalah masyarakat dapat memperoleh pelayanan Kemenag Kota Yogyakarta dimanapun mereka berada dengan melakukan pendaftaran online melalui website http://kemenagkotajogja.org/. 

Layanan one day service juga memungkinkan di Kemenag Kota Yogyakarta. Hal ini dikarenakan Kepala Kantor dapat menandatangani berkas yang dibutuhkan masyarakat dengan menggunakan digital signature. PTSP dengan berbagai keunggulannya membuat beberapa Kemenag dari berbagai kota di Indonesia melakukan kunjungan Studi Banding ke Kemenag Kota Yogyakarta. Beberapa daerah yang telah melakukan studi banding diantaranya Kemenag Kota Semarang, Kemenag Purworejo, Kemenag Lampung, Kemenag Bekasi, Kemenag Kalimantan Barat, Kemenag Magelang, Kemenag Boyolali, dan masih banyak lagi.
Beberapa pencapaian tersebut menghantarkan Kemenag Kota Yogyakarta masuk dalam 10 besar penilaian Pembangunan ZI dan RB di lingkungan Kemenag di seluruh Indonesia yang dilakukan oleh Inspektorat Jendral Kementerian Agama RI. Capaian ini membawa Kemenag Kota Yogyakarta layak diusulkan untuk dinilai oleh Kemenpan RB. Akhirnya Kemenpan RB memilih Kemenag Kota Yogyakarta dan sekaligus Bapak Kepala Kantor Kemenag Kota Yogyakarta yang saat itu dijabat oleh Bpk Drs. H. Sigit Warsita, M.A. untuk menerima Apresiasi dan Penganugerahan Zona Integritas Menuju WBK/WBBM Tahun 2018. 

Apresiasi dan Penganugerahan Zona Integritas Menuju WBK/WBBM ini diterimakan pada hari Rabu tanggal 10 Desember 2018.Semua prestasi yang diraih berkat dukungan dari banyak pihak. Komitmen pimpinan dan sinergi dari berbagai pihak membuka jalan untuk meraih pencapaian tersebut. Selain itu, adanya Tim Zona Integritas(Tim ZI) yang terbagi menjadi divisi-divisi merupakan kekuatan dalam mewujudkan Pembangunan Zona Integritas. Namun ditengah dukungan yang ada, terdapat pula berbagai hambatan yang menghalangi. Perubahan budaya lama ke budaya baru tak selamanya dapat diterima oleh semua pihak. Demikian juga halnya dengan perubahan pola pikir dan budaya kerja yang kurang baik menjadi lebih baik. 

Oleh karena itu lima nilai budaya kerja yang menjadi semangat seluruh jajaran ASN Kemenag harus senantiasa dihidupi. Disinilah peran pimpinan untuk menjadi teladan bagi seluruh ASN Kemenag.Sembari mengucap syukur pada Sang Ilahi atas kebaikanNya, kami boleh memberikan sesuatu yang berarti demi kemajuan negeri. Semoga prestasi Kemenag Kota Yogyakarta mampu menjadi contoh dan semakin memotivasi segenap ASN Kemenag RI. Semoga Kemenag Kota Yogyakarta mampu mempertahankan dan meningkatkan kualitas kinerjanya menjadi lebih baik. Dengan harapan kekurangan pelayanan di tahun ini dapat diperbaiki di tahun yang akan datang.*** 

Hal 2_artikel

Cover Majalah Bakti (Majalah Bakti adalah Media Komunikasi ASN Kemenag DIY)

*Tulisan ini ditulis bulan Desember 2018

Read More

Smart menggunakan Smartphone

Prihatin dengan situasi

Mengkritisi yang terjadi 

Menebar energi dengan berbagi 

Tulisan bagi pribadi

(eve)

Smart menggunakan Smartphone

Keberadaan internet memungkinkan informasi dari seluruh penjuru dunia dapat diakses di manapun kita berada. Melalui smartphone di genggaman, kita bisa memperoleh informasi tanpa harus berada di lokasi informasi itu berasal. Disamping itu, smartphone memberi kemudahan bagi siapapun untuk merekam peristiwa yang dilihat, didengar dan dirasakan di lingkungan sekitar serta mendokumentasikannya dalam bentuk tulisan, foto, video maupun rekaman suara dan dengan mudah dapat disebarkan ke orang lain.

Dalam hal ini, seseorang sebaiknya dapat mengendalikan penggunaan smartphone dengan baik, bukan malah seseorang yang dikendalikan oleh smartphone. Terutama dalam menyebarkan rekaman maupun memposting sesuatu di media sosial. Saat menyebarkan hasil rekaman, sebaiknya seseorang memilih dan memilah terlebih dahulu apakah rekaman tersebut layak atau tidak untuk disebarkan ke orang lain. Smartphone juga membuat seseorang memiliki kecenderungan untuk tidak mau ketinggalan informasi terkini/terupdate dan menjadikan seseorang berlomba untuk menjadi agen informasi serta ingin menjadi yang pertama dalam menyebarkan informasi ke orang lain. Derasnya arus informasi ini harus disikapi secara cerdas dengan cara menyaring setiap informasi yang diterima dengan memastikan kebenaran informasi tersebut terlebih dahulu sebelum menyebarkannya ke orang lain agar informasi tersebut tidak menjadi berita bohong(hoax) dan merugikan pihak lain.

Media sosial memang ruang yang luas untuk bisa berbagi apapun, namun pikirkan dan refleksikan terlebih dahulu sebelum mengunggah atau memposting informasi di media sosial, apakah informasi yang di posting itu memiliki dampak positif bagi sekitar atau tidak. Seseorang, baik jika menebarkan informasi tidak hanya semata-mata demi kepentingan pribadi dan hanya untuk membangun citra diri serta eksistensi di mata orang lain, namun lebih memiliki nilai manfaat bagi sekeliling. Adanya Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektornik(UU ITE) bisa menjadi kontrol bagi setiap pengguna media sosial untuk lebih berhati-hati dalam memposting dan menyebarkan informasi di media social. Mari menjadi pribadi yang smart dalam memanfaatkan smartphone untuk menciptakan kondisi sekitar menjadi lebih baik, menentramkan, mendamaikan, mempererat persatuan dan kesatuan bangsa dengan menyebarkan informasi yang berguna dan benar, membangun dan bermanfaat bagi banyak orang. Disisi lain bagi para penikmat informasi, juga harus cerdas dalam menyaring setiap informasi yang diterima, dengan tidak mudah percaya dengan informasi yang kebenarannya belum bisa dipertanggungjawabkan. ***

Eva Laura 

Pikiran Pembaca KR Rabu (2/3)

Read More

Pemimpin itu "Pelayan"

Berikut saya tampilkan dua alenia saja untuk isi artikel saya, jika pembaca ingin membaca selengkapnya bisa menghubungi saya secara pribadi :)

Opini di Majalah Praba edisi No.22-November-II-2016

Pemimpin itu "Pelayan"

Pemimpin itu layaknya seorang nahkoda. Nahkoda yang bertanggung jawab ketika mengemudikan sebuah kapal pada suatu pelayaran menuju ke tujuan tertentu dengan selamat. Nahkoda juga bertanggung jawab atas keselamatan seluruh penumpang dan seisi kapalnya. Dalam tugasnya yang sangat penting itu, seorang nahkoda membutuhkan kemampuan dan ketrampilan yang mendukung pelaksanaan tugasnya. Demikian juga halnya dengan seorang pemimpin. Pada unit terkecil mulai dari keluarga, RT, RW, kelurahan, kecamatan, kabupaten, propinsi, lembaga, organisasi, perusahaan bahkan suatu negara pasti membutuhkan seorang pemimpin.

Pemimpin yang baik mampu membawa orang-orang yang dipimpinnya menuju ke tujuan yang dicita-citakan dengan cara-cara yang benar. Karakter pemimpin yang jujur, bertanggung jawab, cerdas, bisa dipercaya, selalu berpikir positif, memiliki kesungguhan dan kematangan dalam berpikir merupakan sosok pemimpin yang menjadi harapan semua orang. Seorang pemimpin bisa dikatakan berhasil jika mampu membuat suatu perencanaan yang matang, mewujudkan kesejahteraan anggotanya dan mampu memberikan hasil kerja yang menguntungkan bagi orang-orang yang dipimpinnya. Kemampuannya yang mau memahami orang lain terlebih dahulu daripada dipahami, mampu menjadi modal dalam pengambilan keputusan yang lebih bijaksana. Setiap keputusan yang diambilnya harus demi kesejahteraan bersama dan terlebih mampu menciptakan suasana damai di wilayah yang dipimpinnya. Dengan kemampuannya dalam mengkomunikasikan secara baik setiap permasalahan yang ditemui maka permasalahan dapat dipecahkan dan dicari solusi yang terbaik bagi banyak orang. Seorang pemimpin harus mampu mengenali setiap potensi yang ada di wilayahnya agar bisa menjadi modal untuk pencapaian tujuan yang diharapkan. Sangat ideal memang kedengarannya. Namun, itulah harapan kita akan sosok seorang pemimpin. Pada kenyataannya belakangan ini kita disuguhi dan dipertontonkan dengan sosok para pemimpin yang jauh dari ideal. Seorang pemimpin yang hanya mementingkan kepentingan pribadi, tidak jujur, korupsi dan yang memanfaatkan jabatannya hanya untuk memperkaya dan mensejahterakan dirinya sendiri. Jabatannya sebagai pemimpin itu seolah-olah hanya sekedar jabatan saja yang melekat pada dirinya tanpa diimbangi dengan rasa tanggung jawab yang besar dan kesungguhan hati menghayati makna yang lebih dalam dari seorang pemimpin..... dan seterusnya....dan seterusnya....

"Good leaders  must first become good servants"

- Robert K. Greenleaf

Read More

Pro dan Kontra Penghapusan PR

Pikiran Pembaca KR edisi Senin, 24 Okt 2016

Pro dan Kontra Penghapusan PR  

Beberapa waktu yang lalu Menteri Pendidikan dan Kebudayaan(Mendikbud), Muhadjir Effendy menginstruksikan larangan pemberian Pekerjaan Rumah(PR) kepada siswa. Larangan pemberian PR kepada siswa ini dimaksudkan agar siswa tidak semakin terbebani oleh tugas sekolah. Selama di sekolah, siswa sudah banyak menerima materi pelajaran dan tak jarang siswa pulang hingga sore karena ada pelajaran tambahan atau kegiatan ekstrakurikuler. Siswa menjadi lelah saat sampai di rumah. Belum lagi jika sepulang sekolah, siswa masih harus mengikuti les privat baik di rumah maupun di lembaga bimbingan belajar. Hal ini menyebabkan siswa kekurangan waktu untuk sekedar bisa bermain-main dan bersosialisasi dengan temannya. Khususnya bagi siswa Sekolah Dasar, mereka jadi kehilangan masa anak-anaknya dikarenakan beban PR yang harus mereka selesaikan. Siswa yang sibuk mengerjakan PR juga kekurangan waktu untuk ngobrol dengan orang tua mereka. Pekerjaan Rumah adalah sejumlah aktivitas tugas yang diberikan oleh guru kepada siswa untuk dikerjakan siswa di luar jam sekolah namun pada kenyataannya banyak ditemukan bahwa PR bukan dikerjakan oleh siswa itu sendiri melainkan malah dikerjakan oleh orang tua. Beberapa hal inilah yang melatarbelakangi larangan pemberian PR terhadap siswa.

Instruksi Mendikbud ini jelas menuai pro dan kontra dari berbagai pihak, baik pihak sekolah maupun orang tua siswa. Menurut sebagian pihak, pemberian PR kepada siswa memiliki banyak sekali manfaat dan tujuan. Dengan diberi PR, siswa tumbuh menjadi pribadi yang lebih bertanggung jawab akan tugasnya sebagai pelajar yakni belajar. Siswa juga belajar disiplin untuk membagi waktu dan memprioritaskan kegiatan antara bermain dan belajar. PR membuat siswa menjadi lebih rajin belajar karena ia harus membuka buku pelajaran dan secara otomatis siswa menjadi lebih sering membaca buku pelajaran. PR membuat siswa mengulang-ulang materi yang telah diajarkan sebelumnya di sekolah. Hal ini berkaitan dengan kemampuan daya ingat seseorang yang terbatas dalam menerima informasi yakni hanya 20-30 detik saja yang dinamakan Short Term Memort(STM)/Memory Jangka Pendek. Dengan mengerjakan PR siswa mengulang-ulang pelajaran yang telah diterimanya sehingga pelajaran bisa tersimpan lebih lama di memori(Long Term Memory/Memori Jangka Panjang). PR yang diberikan membuat siswa memiliki sifat inisiatif dan mengerjakan tugasnya secara maksimal tanpa mempedulikan hasilnya entah itu benar atau salah. Mengerjakan PR bisa menjadi media latihan bagi siswa untuk mendalami materi yang telah diajarkan oleh guru. Melalui PR siswa juga mampu memberikan penghargaan pada dirinya sendiri. Apabila PR yang dikerjakannya benar dan mendapat nilai yang bagus dari guru, maka timbul rasa bangga, senang dan puas. Hal ini akan semakin memotivasi semangat belajar siswa. PR yang dikerjakan dengan baik juga bisa melatih kemampuan siswa yang memungkinkan siswa untuk memiliki nilai akademik yang tinggi. Variasi PR yang diberikan oleh guru bisa menambah ketrampilan, kreatifitas serta pengetahuan bagi siswa. PR yang bisa dikerjakan sendiri mampu membuat siswa menjadi semakin percaya diri dan ini menandakan bahwa pelajaran yang telah diterimanya di sekolah bisa ia pahami dengan baik dan benar. Selain itu dengan mengerjakan PR, siswa bisa menyiapkan dan mempelajari materi pelajaran yang berikutnya. 

Di sisi lain tak jarang kadang PR juga menjadi penyebab stress bagi siswa yang berakibat PR hanya dikerjakan asal-asalan. Siswa jadi menyontek PR yang sudah dikerjakan oleh temannya. Siswa cenderung mengerjakan PR di sekolah dengan berbagai alasan. Lingkungan rumah yang tidak kondusif juga menjadi kendala tersendiri untuk menjadi tempat yang nyaman untuk belajar dikarenakan alasan ekonomi. Beban PR yang berlebihanpun bisa membuat siswa mulai bermalas-malasan dalam mengerjakan PR dan tidak menyukai belajar bahkan sekolah.  Tak jarang didapati kondisi saat siswa tidak mengerjakan PR sehingga siswa jadi merasa takut dan malu yang menyebabkan siswa tidak masuk sekolah karena belum mengerjakan PR. Jika memang larangan pemberian PR ini akan diberlakukan, maka sebaiknya memperhitungkan kemampuan siswa serta kondisi sekolah. Karena kondisi dan situasi masing-masing sekolah berbeda-beda. Tingkat kemampuan masing-masing siswapun juga berbeda dalam menerima pelajaran, apabila seluruh materi pelajaran diselesaikan di sekolah.

Melihat kondisi ini hendaknya ada koordinasi, kerjasama dan komitmen bersama antara pemerintah, pihak sekolah dan orang tua dalam mencari solusi bersama agar memberikan hasil yang maksimal bagi pendidikan siswa. Pemerintah hendaknya memberikan instruksi yang bijaksana dan bisa dijalankan dengan mempertimbangkan kondisi dan situasi siswa serta sekolah. Dari pihak sekolah terutama guru, hendaknya menjalin kerjasama dan komunikasi dengan orang tua agar dapat saling mendukung proses belajar siswa dan membimbing siswa saat belajar di rumah. Guru juga sebaiknya lebih kreatif dan bervariatif dalam memberikan soal-soal sehingga kegiatan belajar menjadi kegiatan yang menyenangkan. Guru tidak perlu terlalu banyak memberikan PR yang dapat membebani siswa namun cukup mengulang(review) pelajaran yang sudah diajarkan di sekolah. Di lain hal, peran orang tua dalam memotivasi siswa dalam belajar sangatlah penting. Dukungan orang tua dalam membimbing, mendampingi, mengarahkan dan menjelaskan anaknya pada setiap persoalan yang dihadapi saat mengerjakan PR serta tidak memanjakan anak dengan mengerjakan PR tersebut bisa memperkuat hubungan antara anak dan orang tua. Dengan demikian orang tua turut ambil bagian dalam pendidikan anak. Komitmen bersama yang dibangun dengan baik oleh pemerintah, orang tua dan pihak sekolah menjadi jalan terbaik dalam upaya pendidikan siswa. Jika demikian, ada PR? Gak masalah! ***

-Eva Laura-

Read More

Perlunya pelatihan IT bagi PNS

Bulan September lalu, kantor kami disibukkan dengan e-PUPNS(Elektronik Pendataan Ulang Pengawai Negeri Sipil). Setiap PNS diwajibkan untuk melakukan e-PUPNS yang merupakan instruksi dari Badan Kepegawaian Nasional(BKN) Pusat. E-PUPNS ini bertujuan untuk memperoleh data kepegawaian yang akurat, terpercaya, terintegrasi serta untuk membangun kepedulian dan kepemilikan PNS terhadap data kepegawaiannya. Proses ini dilakukan secara online melalui alamat website http://pupns.bkn.go.id. PNS melakukan registrasi sehingga memperoleh nomor registrasi. Bukti registrasi dicetak, dikumpulkan dan dilampiri berkas-berkas yang disyaratkan sebagai bukti verifikasi oleh verifikator di masing-masing satuan kerja. Setelah melakukan registrasi, PNS dapat melakukan login ke sistem e-PUPNS dengan memasukkan nomor registrasi dan password. PNS dapat melihat data kepegawaiannya kemudian mengkoreksi serta memperbaiki jika didapati kekeliruan.
Dalam proses pelaksanaan e-PUPNS dijumpai beberapa kendala. Banyaknya PNS yang mengakses website e-PUPNS mengakibatkan lambatnya proses loading, terutama pada saat jam kantor. Di lain hal, masih banyak PNS yang belum terbiasa menggunakan internet, misalnya banyak PNS yang belum memiliki email. Padahal email menjadi salah satu syarat agar bisa melakukan registrasi. Keterbatasan kemampuan PNS dalam menggunakan internet hendaknya menjadi perhatian khusus bagi pemerintah. Penggunaan fasilitas berbasis Information Techology(IT) di lingkungan pemerintahan hendaknya dibarengi dengan membekali PNS dengan berbagai pelatihan di bidang IT. Di samping itu, instansi pemerintahan juga harus meningkatkan fasilitas IT yang memenuhi standart, seperti menyediakan laptop atau komputer beserta jaringan internet dengan kecepatan akses yang memadai agar dapat mengakses website yang diperlukan. Semoga ini bisa menjadi bahan evaluasi dan masukan bagi pemerintah saat menerapkan sistem online untuk mewujudkan e-goverment.***Eva Laura
PNS Kota Yogya

Read More

Pemanfaatan Teknologi Informasi Demi Efisiensi dan Efektivitas Kerja

Dimuat di Majalah Bakti (Majalah Kementerian Agama DIY) edisi April 2013

Dalam dunia kerja dituntut untuk dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan atau ditargetkan. Lebih baik lagi jika pekerjaan tersebut sudah dapat diselesaikan sebelum waktu yang telah ditentukan. Oleh sebab itu masing-masing pegawai diharapkan untuk dapat bekerja sesuai dengan waktu yang telah ditargetkan mengacu pada time schedule atau jadwal waktu. Demi tercapainya hasil kerja sesuai dengan yang telah diagendakan atau dijadwalkan, maka dibutuhkan kinerja pegawai yang efisien dan efektif.

Arti efisien itu sendiri adalah tepat atau sesuai mengerjakan atau menghasilkan sesuatu dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, dan biaya. Efisien adalah mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat; berdaya guna; dan bertepat guna (www.artikata.com). Bekerja secara efisien jelas berdampak pada penghematan, baik penghematan  waktu, tenaga, maupun biaya. Bekerja secara efisien-pun dapat memberikan hasil pekerjaan yang berdaya guna. Efisiensi dalam ilmu ekonomi digunakan untuk merujuk pada sejumlah konsep yang terkait pada kegunaan pemaksimalan serta pemanfaatan seluruh sumber daya dalam proses produksi barang dan jasa (http://id.wikipedia.org/wiki/Efisiensi_(ekonomi)). Secara sederhana efektif itu berarti memberi hasil atau berhasil guna (www.artikata.com). Pengertian efektivitas menurut Sedarmayanti dalam bukunya yang berjudul Sumber Daya Manusia dan Produktifitas Kerja adalah : “Suatu ukuran yang memberikan gambaran seberapa jauh target dapat tercapai” (Sedarmayanti, 2001: 59). Dalam hal ini berarti keberhasilan suatu tujuan atau target kerja diukur dari seberapa besar efektivitas kerja tersebut. Tampak bahwa efektivitas kerja menjadi salah satu tolok ukur untuk mengukur tercapai atau tidaknya target suatu pekerjaan. Sedangkan efektivitas menurut Effendy adalah: ”Komunikasi yang prosesnya mencapai tujuan yang direncanakan sesuai dengan biaya yang dianggarkan, waktu yang ditetapkan dan jumlah personil yang ditentukan” (Effendy, 2003:14). Berdasarkan definisi efektivitas menurut Effendy ini bahwa biaya yang dianggarkan, waktu yang ditetapkan dan jumlah personil merupakan faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kerja.

Dengan memanfaatkan sumber daya dan fasilitas yang tersedia secara maksimal dalam mengerjakan suatu pekerjaan maka dapat memberi hasil yang tepat guna sesuai dengan yang diharapkan. Hal ini memberikan dampak positif pada kinerja pegawai. Bekerja secara efektif dan efisien merupakan hal yang sangat diharapkan untuk dapat dilaksanakan oleh setiap pegawai dalam rangka meningkatkan kualitas kerja. Jika pekerjaan diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah dijadwalkan, maka tidak perlu menghabiskan waktu untuk lembur atau mengeluarkan waktu ekstra untuk mengerjakan pekerjaan yang belum terselesaikan. Sehingga memiliki waktu yang lebih banyak untuk menyelesaikan pekerjaan yang lain. Memaksimalkan waktu kerja, biaya serta personil yang telah disediakan untuk mengerjakan tugas-tugas atau pekerjaan yang telah ditargetkan pada waktu tertentu merupakan solusi terbaik bagi pegawai untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Sejauhmana tingkat keberhasilan suatu pekerjaan itu diukur dari hasil pekerjaan dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Time schedule dibuat sebagai suatu acuan pelaksanaan suatu pekerjaan, agar suatu pekerjaan dapat diselesaikan sesuai target waktu. Dengan demikian pekerjaan dapat terselesaikan lebih cepat dan lebih berhasil guna. Seandainya ditemukan sebuah kesalahan pada hasil pekerjaan maka masih ada waktu untuk melakukan perbaikan.  

Perkembangan teknologi informasi yang ada saat ini memberi pengaruh sangat besar bagi kehidupan manusia, salah satunya di dunia kerja. Keberadaan teknologi informasi sangat membantu kelancaran berkomunikasi dan menjalin relasi antar satu orang dengan orang yang lain dari satu tempat ke tempat yang lain. Teknologi informasi atau yang dikenal dalam bahasa inggris “Information Technology-(IT)” meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi (www.wikipedia.org). Teknologi informasi merupakan teknologi yang membantu kehidupan manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan dan menyebarkan data atau informasi. Teknologi informasi memiliki kemampuan untuk mengolah data, suara dan video dengan menggunakan mekanisme yang sedemikian canggihnya sehingga bisa dinikmati oleh semua orang dan kalangan. Banyak produk dari teknologi informasi yang bisa dimanfaatkan untuk menunjang setiap pekerjaan. Contoh teknologi informasi yang dikenal dan digunakan antara lain komputer, internet (email, website, blog, dll), fax, handphone dan masih banyak lagi. Di dunia kerja pemanfaatan teknologi informasi sangat besar pengaruhnya demi peningkatan efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan adanya teknologi informasi suatu pekerjaan atau tugas dapat diselesaikan jauh lebih cepat, lebih mudah, dan lebih menghemat waktu. Penggunaan komputer dan internet di dunia kerja merupakan sarana yang sudah tidak asing lagi digunakan pada jaman sekarang ini. Penggunaan komputer sangat membantu dalam menyelesaikan masalah dan tugas administrasi perkantoran dengan mudah dan cepat sehingga menghasilkan informasi yang sangat berguna dan bermanfaat. Proses pengolahan data yang dilakukan dengan menggunakan komputer mampu menghasilkan informasi yang akurat dan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan atau Decision Support, untuk mencapai suatu tujuan.

Selain komputer adanya internet memungkinkan informasi yang disediakan dapat dengan mudah diakses, dimana saja, kapan saja dan oleh siapa saja. Pengguna dapat mengeksplorasi informasi yang belum diketahui. Penyebaran informasi melalui internet sangat luas dan cepat. Pemanfaatan fasilitas dan berbagai aplikasi yang disediakan oleh internet memudahkan komunikasi dan koordinasi antar pihak yang terkait dan yang saling bekerjasama. Penggunaan teknologi informasi mampu memberikan banyak kenyamanan dan kemudahan dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaan. Namun disisi lain adanya kemajuan teknologi informasi menuntut pegawai untuk semakin sadar teknologi atau “melek teknologi”. Oleh karena itu, dibutuhkan kemahiran dibidang komputer agar bisa memanfaatkan segala kemudahan yang disediakan. Komputer mempermudah pekerjaan atau aktivitas manusia dengan segala kemampuannya. Dengan menggunakan komputer suatu data dapat dengan cepat terdokumentasi dan disimpan. Dengan menggunakan komputer suatu data dapat diolah sehingga menghasilkan suatu informasi yang berguna dan berkualitas. Kiranya pegawai mau membuka diri untuk belajar dan meningkatkan kemampuan dalam bidang teknologi informasi,  khususnya komputer. Semua ini dilakukan dalam rangka penerapan e-goverment di lingkungan pemerintahan sehingga memperlancar pelayanan kepada masyarakat.***

Read More

Pentingnya Komunikasi dan Koordinasi Demi Peningkatan Kinerja Pegawai

Dimuat di Majalah Bakti (Majalah Kementerian Agama DIY) edisi November 2012 

Bekerja sejatinya memang untuk mencari nafkah dalam rangka memenuhi semua kebutuhan keluarga. Namun tidak hanya berhenti sampai disitu saja, lebih pada kontribusi apa yang sudah diberikan kepada pihak yang sudah menggaji kita setiap bulannya dengan hasil kerja yang optimal dan berkualitas. Keberhasilan suatu pekerjaan, selain didukung oleh keahlian dan kepandaian yang dimiliki seseorang atau yang sering disebut dengan kecerdasan intelektual adalah kemampuan seseorang untuk bisa berelasi baik dengan orang lain atau dengan sesama pegawai di lingkungan kerjanya. Dalam hal ini kemampuan softskill atau kecerdasan emosional (Emotional Quatient-EQ) seseorang diuji. Sejauh mana seorang pegawai tersebut dapat berelasi baik dengan pegawai yang lain, sejauh mana seorang pegawai dapat membangun hubungan yang “sehat”, bersahabat dan saling mendukung satu sama lain demi pencapaian kinerja yang maksimal. Tentu saja dengan mengutamakan norma-norma dan etika-etika yang baik dalam bertingkah laku. Definisi softskill adalah kemampuan mengenali perasaan diri sendiri dan orang lain, kemampuan memotivasi diri, kemampuan mengendalikan diri atau mengelola emosi pada diri sendiri dalam hubungan dengan orang lain (Daniel Goleman). Softskill adalah kemampuan berkomunikasi, berkoordinasi, bekerjasama, kejujuran, motivasi, kemampuan beradaptasi(menyesuaikan diri), dan kemampuan interpersonal dengan orientasi nilai pada kinerja yang efektif. Softskill banyak dipengaruhi oleh karakter pribadi seseorang yang berasal dari pendidikan di lingkungan keluarga, tradisi atau kebiasaan(habits) dan pengaruh dari  lingkungan(sosial). Walaupun demikian ketrampilan softskill dapat dilatih dan dipersiapkan, agar dapat memotivasi diri dan orang lain, berkreasi, berinovasi, memimpin, membangun relasi, dan bernegosiasi.

Komunikasi merupakan salah satu bagian dari softskill yang sangat berpengaruh dalam peningkatan kinerja pegawai. Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak yang lain (http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi). Komunikasi adalah suatu proses untuk membangun rasa saling pengertian antara satu pegawai dengan pegawai yang lain, sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahpahaman atau miscommunication. Kesalahpahaman yang terjadi akhirnya bisa menghambat dan menghalangi kinerja pegawai sehingga keberhasilan dari suatu tujuan bersama tidak tercapai. Komunikasi atau communication berasal dari bahasa Latin communis yang berarti 'sama'. Secara sederhana komunikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan (http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi). Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya atau communication depends on our ability to understand one another (http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi).

Menurut Colin Cherry, komunikasi adalah proses dimana pihak-pihak saling menggunakan informasi dengan untuk mencapai tujuan bersama dan komunikasi merupakan kaitan hubungan yang ditimbulkan oleh penerus rangsangan dan pembangkitan balasannya (www.wikipedia.org). Demikian juga halnya tujuan bersama yang ingin di raih dalam suatu lingkungan kerja, yaitu hasil kerja yang maksimal dan efektif. Komunikasi dan transfer informasi dari satu pihak ke pihak yang lain harus jelas dan bisa dipahami.

Disamping komunikasi yang baik, diperlukan koordinasi yang baik pula dalam pencapaian hasil kerja yang maksimal. Komunikasi dan koordinasi merupakan dua hal yang saling berkaitan dan mendukung. Koordinasi adalah proses pemaduan sasaran dan kegiatan dari unit-unit kerja yang terpisah untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif. (James AF Stoner). Dengan berkoordinasi masing-masing unit kerja atau masing-masing anggota tim kerja bersinergi (bekerja bersama menyatukan beberapa kemampuan yang berbeda untuk pencapaian suatu tujuan bersama) dalam rangka mewujudkan tujuan yang ingin dicapai. Dalam bersinergi dibutuhkan sikap kebersamaan, saling menghargai, menghormati perbedaan pendapat orang lain serta kesediaan untuk bekerjasama guna mencapai tujuan bersama yang sudah ditetapkan. Dalam hal ini unit-unit kerja atau anggota tim kerja yang terlibat dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan kiranya dapat saling berkumpul dan bertemu untuk mengkomunikasikan ide dan gagasan berkaitan dengan pencapaian tujuan kegiatan yang dilaksanakan. Menurut pasal 1 PP. No. 6 tahun 1988, koordinasi adalah upaya yang dilaksanakan oleh Kepala Wilayah guna mencapai keselarasan, keserasian dan keterpaduan baik perencanaan maupun pelaksanaan tugas serta kegiatan semua instansi vertikal, dan antara instansi vertikal dengan dinas daerah agar tercapai hasil guna dan daya guna yang sebesar-besarnya. Tampak jelas bahwa keselarasan, keserasian dan keterpaduan adalah tujuan yang ingin dicapai dari adanya koordinasi. Kiranya hal ini dapat diterapkan dalam lingkungan kerja kita masing-masing berkaitan dengan berbagai kegiatan yang dilaksanakan di masing-masing unit kerja. Dikatakan pula bahwa keselarasan, keserasian dan keterpaduan ini dibutuhkan sejak tahap perencanaan kegiatan hingga pada tahap pelaksanaan kegiatan. Kesadaran pribadi sebagai anggota tim kerja dan koordinasi terpadu antar bagian yang terlibat dalam pola kerja mendorong produktivitas yang optimal sehingga terwujud hasil kerja yang diharapkan. Disini peran seorang pimpinan sangat dibutuhkan untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahannya. Oleh karena itu, peran komunikasi sangat besar dalam penyampaian segala ide, gagasan, dan pendapat untuk pencapaian koordinasi yang baik. Koordinasi yang baik dihasilkan dari komunikasi yang baik pula. Komunikasi yang baik dihasilkan dari hubungan antar pribadi yang dibangun dengan baik. Sehingga ketiga hal ini : hubungan antar pribadi, komunikasi, dan koordinasi merupakan pendukung demi tercapainya kinerja yang maksimal sesuai dengan tujuan bersama.

Semoga di lingkungan kerja kita masing-masing terbangun hubungan antar pribadi yang baik antara satu pegawai dengan pegawai yang lainnya, sehingga terciptalah komunikasi yang baik yang dapat mendasari terbentuknya koordinasi yang baik pula antar berbagai pihak atau anggota tim kerja yang terlibat dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan guna tercapainya hasil kerja yang maksimal sesuai dengan yang diharapkan. Sehingga pelayanan kita ke masyarakat semakin optimal.***

                                                                                                                           Oleh : Eva Laura

Read More